É muito desagradável ir em uma festa de casamento, ter que procurar pelo local um lugar para sentar e, muitas vezes, dividir mesa com desconhecidos. Ninguém gosta de passar por isso. Esse é o motivo que faz a escolha de onde cada convidado vai sentar, chamada de setorização, tão importante para sua cerimônia. A decisão de como você vai acomodar seus convidados não é tão simples assim e requer muita atenção, mas com essas dicas será muito mais fácil!
A setorização está ligada diretamente com a recepção da sua festa de casamento, e deve ser feita só depois que você já tiver em mãos a lista de convidados que confirmaram presença. Por ser um processo um pouco difícil e burocrático, se for feito antes de você saber exatamente quem estará no evento, pode dar errado caso muitas mesas fiquem vagas, e você terá de refazer tudo, ou seja, realizar o mesmo trabalho duas vezes ou até mais.
Garantir o conforto dos seus convidados e uma organização sem falhas é essencial para que a experiência do seu casamento seja inesquecível. Por isso, preparamos algumas dicas para te ajudar na setorização das mesas!
Saiba exatamente quantas mesas seu buffet oferece
Essa é uma dica que parece óbvia, mas que muitas vezes pode passar batida. Antes de começar a decidir lugares e agrupamentos, tenha em mãos o número exato de mesas que seu buffet oferece. Assim, você consegue saber exatamente a quantidade de grupos e lugares.
Tenha a planta do espaço ou mapa do evento
Agora que você já sabe quantas mesas tem direito, é hora de começar a organizá-las. Solicite para a empresa de decoração a planta ou mapa do lugar (às vezes, quem pode te fornecer é o local do evento). Determine um número ou nome para casa mesa. Se você não gostar da numeração convencional, aposte em nomes criativos que sejam significativos para vocês. Por exemplo, tipos de flores, países, ou, até mesmo, filmes favoritos dos noivos. Fica um charme!
Não coloque pais, familiares e padrinhos longe
É muito importante que os parentes fiquem próximos da mesa dos pais e dos noivos. Em caso de pais que não se sentem junto aos noivos, pergunte a eles com quem gostariam de dividir mesa. Você pode também conversar com seus outros familiares e ouvir suas preferências de companheiros de mesa, e de quem gostariam de sentar próximos.
O mesmo se aplica para os padrinhos. Posicione eles perto dos seus familiares, para que todas essas pessoas tenham os melhores lugares do evento, pertinho da mesa dos noivos.
Divida o restante dos convidados em grupos
Essa é uma dica de ouro para setorizar de maneira eficiente. Organize seus convidados em alguns grupos. Muitas pessoas usam três divisões principais:
- Idosos
- Pessoas baladeiras
- Famílias com crianças
A ideia aqui é distribuir os grupos a partir da montagem do local do seu evento. Por exemplo, é mais interessante que o grupo dos idosos fique longe da pista de dança, para que não se incomodem com as caixas de som altas e com a movimentação. Já no caso dos “baladeiros”, que costumam ser jovens, é muito mais legal que fiquem bem pertinho da pista, para que sejam motivados a dançar muito e aproveitar sua festa!
Se muitas crianças estiverem confirmadas na sua cerimônia, é interessante contratar algum tipo de recreação, e deixar suas famílias próximas dessa área. Dessa forma, os pais podem ficar de olho nos filhos enquanto brincam, e as crianças se sentem mais seguras perto dos pais.
Não se esqueça de sempre priorizar a afinidade dos grupos, desde pessoas que irão dividir mesas até próximos de quem irão sentar. É um trabalho que demanda tempo e paciência, mas que proporciona uma experiência muito melhor para seus convidados.
Se você tiver na lista de convidados pessoas com deficiência, se atente a uma posição em uma mesa que facilite sua movimentação. A acessibilidade para pessoas com mobilidade reduzida é importantíssima!
Contrate uma equipe de cerimonialistas para te ajudar
A setorização continua até a recepção da sua festa de casamento terminar! Por isso, é imprescindível uma equipe capaz de acomodar seus convidados de forma ágil, dinâmica e eficiente. Eles deverão cuidar para que cada grupo de pessoas fique exatamente onde foi planejado para seu conforto.
O recomendável é que os cerimonialistas ou a assessoria seja de pelo menos 3 pessoas, e, em caso de uma festa com mais de 150 convidados, que seja de 4 pessoas ou mais. A equipe de cerimonialistas deve a indicação impressa do número ou nome da mesa e a relação com cada convidado, para que possam auxiliar que cada pessoa encontre seu lugar durante a recepção.
A equipe também deve estar atenta se for necessário adicionar ou realocar mesas de última hora, e se todos os convidados tem lugares e se estão confortáveis. Seguindo essas dicas, a recepção será organizada e evitará filas e confusões.
Tenha um bom planejamento e considere imprevistos
Durante a setorização, pense numa ordem que facilite sua equipe de cerimonialistas e também garanta o conforto dos seus convidados. Uma dica importantíssima é que sua organização dos convidados seja passada para o buffet em ordem alfabética, e que as mesas estejam organizadas em ordem crescente.
Se, no seu caso, suas mesas possuam nomes especiais, numere elas apenas na lista da setorização, para facilitar o trabalho da equipe. E sempre coloque o nome completo dos convidados, sem apelidos, e não junte nomes de casais ou famílias em uma única linha, pois pode dificultar a localização.
É importante se prevenir e deixar mesas com lugares vagos, ou totalmente livres, de reserva, pois é muito comum que convidados que não estavam confirmados apareçam de última hora, ou que você tenha de acomodar acompanhantes inesperados.
A setorização é um processo trabalhoso, mas vale a pena pensar com carinho, para ter certeza que todos estarão acomodados em mesas que se sentem bem. Convidados felizes transformam sua festa numa experiência ainda mais incrível!
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